وظائف مدير شئون الموظفين - الخرطوم السودان

<p>Vacancy No: 12256<br>Section/Unit: Human Resources Department<br>Grade Level: V6<br>Supervisor: Human Resources Manager<br>No. of Post: 01<br>Duty Station: Khartoum<br>Closing Date: 27 August 2026</p><h4>خلفية</h4><p>يدير موظف الموارد البشرية مجموعة واسعة من وظائف الموارد البشرية في القاعدة، بما في ذلك التوظيف، علاقات الموظفين، إدارة الأداء، والامتثال لقانون العمل.</p><p>يعزز مكتب الموارد البشرية ثقافة مكان العمل الإيجابية، ويضمن رضا الموظفين، ويدعم أهداف المنظمة. ينفذ سياسات وإجراءات الموارد البشرية تحت إشراف مدير الموارد البشرية.</p><h4>الواجبات والمسؤوليات</h4><p><strong>1: (مشروعات الموارد البشرية والتقارير) المهام:</strong></p><ul><li>&nbsp;قيادة أي مشروع موارد بشرية مخصص يهدف إلى تعزيز الكفاءة التشغيلية، سياسات وإجراءات الموارد البشرية.&nbsp;</li><li>تقديم تقرير شهري لمدير الموارد البشرية (متابعة التوظيف، ATP، متتبع الإجازات السنوية…إلخ).</li></ul><p><strong>2: (مسؤول عن جميع عمليات الموارد البشرية في القاعدة) المهام:&nbsp;</strong></p><ul><li>الإشراف على جميع جوانب عمليات الموارد البشرية في القاعدة، بما في ذلك التوظيف، التأهيل والتوصيل، علاقات الموظفين، إدارة الأداء، الرواتب.&nbsp;</li><li>ت acting as Focal Point to Head of base in collaboration with HR Manager Prepare employment contracts, amendments in consultation with the HR Manager and Assure that contracts are signed by all employees before they begin working and kept safely.</li></ul><p><strong>3: (إدارة الموارد البشرية والامتثال) المهام:&nbsp;</strong></p><ul><li>ضمان الحفاظ على ملفات الموظفين كاملة ومحدثة لجميع موظفي القاعدة على People ADS.&nbsp;</li><li>التأكد من تجديد WATSHDOG للموظفين في القاعدة ورفعها إلى أرشيف People ADS وتخزين جميع مستندات الموارد البشرية بنسخ ورقية وإلكترونية.</li></ul><p><strong>4: (إدارة الموارد البشرية والامتثال) المهام:&nbsp;</strong></p><ul><li>مراقبة حضور الموظفين الإجازات وجداول الدوام والتنقلات."</li><li>دعم عملية الرواتب الشهرية، بما في ذلك مراجعة الحضور والبدلات والخصومات والمدخلات الأخرى للراتب</li><li>التنسيق مع السلطات ذات الصلة والجهات الخارجية حول مكتب العمل، التأمينات الاجتماعية، الضرائب، وغيرها من المسائل المتعلقة بالموارد البشرية.</li><li>دعم عمليات فصل الموظفين، بما في ذلك التخليص، المدفوعات النهائية، مقابلات الخروج، وإصدار شهادات العمل.</li></ul><p><strong>5: (إدارة الموارد البشرية والامتثال) المهام:&nbsp;</strong></p><ul><li>الحفاظ على علاقات عمل فعّالة مع الأطراف الخارجية، بما في ذلك لجنة المساعدات الإنسانية (HAC)، مكتب العمل، وسلطات الهجرة.</li><li>ضمان الإدارة والامتثال لمسائل العمل الإدارية في الوقت المناسب، بما في ذلك تصاريح العمل، فيزا الوافدين، وغيرها من الوثائق المرتبطة بالتوظيف.</li><li>تنسيق عمليات التوظيف الشاملة بما يتماشى مع سياسات المنظمة واللوائح العمالية المحلية.</li><li>إدارة الإعلانات الوظيفية، واستخراج المرشحين، وفحص الطلبات، والقوائم المختصرة، والاختبارات، والمقابلات، وعمليات الاختيار.</li><li>دعم التوافق مع القوانين العمالية المعمول بها، ومتطلبات الهجرة، وسياسات الموارد البشرية التنظيمية.</li><li>توفير دعم إداري للموارد البشرية لضمان إدارة القوى العاملة بسلاسة وفعالية.</li><li>تقديم الدعم الإداري والموارد البشرية العام لمدير الموارد البشرية وكل الأقسام عند الحاجة.</li></ul><h4>المؤهل الأدنى، المهارات والخبرة المطلوبة</h4><ul><li>درجة البكالوريوس في الموارد البشرية، إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.</li><li>أدوات إدارة الموارد البشرية مثل مخططات التنظيم وتقييم الأداء ووصف الوظائف وتدريب وتطوير الموظفين.</li><li>سنتان من الخبرة في إدارة الموارد البشرية ويفضّل في دور موظف موارد بشرية عام. خبرة لا تقل عن سنة واحدة في القطاع الإنساني.</li><li>إتقان قوي لـ MS Office. مستوى متقدم في Excel وPowerPoint ونظام معلومات الموارد البشرية / People ADS.</li><li>السفر إلى مواقع المشروع عند الحاجة.</li></ul><ul><li><strong>المقر في: السودان</strong> - الخرطوم - المكتب القومي</li><li><strong>مدة المنصب</strong>: 12 شهرًا مع فترة تجربة 3 أشهر، قابلة للتجديد حسب التمويل والأداء</li><li><strong>مدير سطر</strong>: مدير الموارد البشرية&nbsp;</li><li><strong>الراتب</strong>: 1,260 دولار أمريكي إجمالاً وفق مقياس الرواتب.</li><li><strong>الإجازة السنوية</strong>: 21 يوم عمل/سنة</li><li>خدمة رعاية عاطفية في خدمة الموظف وعائلته.</li><li>تأمين صحي.</li><li>مكافأة العيد.</li><li>راتب الشهر الثالث عشر.</li><li>خدمة رعاية عاطفية في خدمة الموظف وعائلته.</li></ul><p>ملاحظات:</p><ul><li><strong>هذه وظيفة وطنية للسودانيين فقط.</strong></li><li><strong>قد يتم الاتصال بالمرشحين الآخرين لملء وظائف مناسبة ضمن Action Against Hunger.</strong></li><li><strong>نظرًا للعدد الكبير من الطلبات المستلمة، سيتم الاتصال فقط بمقدمي الطلبات المحتملين.</strong></li><li>يجب على المتقدمين المهتمين تقديم طلب عبر الرابط:<a href="http://employ.acf-e.org/index.php/positions/view/12256">http://employ.acf-e.org/index.php/positions/view/12256</a></li><li><strong>تلتزم المنظمة بمبادئ عدم التمييز والتنوع وتهمها بشكل خاص تلقي الطلبات من مجموعة واسعة من الأفراد المؤهلين.</strong><br><strong>في عملية التوظيف والاختيار والتعيين تقوم Action Against Hunger بتنفيذ مجموعة من الإجراءات والأنشطة لضمان حماية الأطفال والبالغين المعرضين للضرر ومنع الإساءات.</strong></li></ul>

<p>Section/Unit: Administration<br>Grade Level: Level 6<br>Supervisor: Country Administrator<br>No. of Post: 1<br>Duty Station: Khartoum<br>Duration: One Year renewable<br>Closing Date: 13 Sept 2026</p><h4>Background</h4><p><strong>Cooperazione Internazionale</strong> (<strong>COOPI</strong>) is an international Italian NGO established in 1965. Since its establishment, COOPI has been undertaking activities to help and empower the poor and needy in different countries.&nbsp;COOPI has started its operation in Sudan since 2004 supporting people in need living Sudan which are affected both by natural and human related disasters including drought and conflict. COOPI-Sudan focuses on two main programmatic pillars which are Emergency Response and Early Recovery programs.</p><p>The Human Resources Manager is responsible for leading and managing all HR functions of the mission, ensuring compliance with national labour legislation, organizational policies, donor requirements, and humanitarian best practices. The role supports the achievement of organizational objectives by attracting, developing, motivating, and retaining competent staff while promoting a positive, safe, and inclusive work environment.</p><h4>Duties and responsibilities</h4><p><strong>HR Strategic Planning:</strong></p><ul><li>Support the agency’s Human Resources strategy;</li><li>In consultation and coordination with the Head of Mission, Country Administrator, program Coordinator and SMTs members, define HR strategy in line with Country Programs strategic objectives and develop, maintain, and support implementation of a CP staffing plan;</li><li>Develop and ensure HR policies, procedures, systems, and processes align for all HR functional areas and that programs are in line with agency values and principles;</li><li>Establish an effective approach to employee relations, including staff communications, employee engagement, conflict resolution, and employee recognition and feedback programs;</li><li>Ensure sound and effective HR management practices, policies, and processes to stay abreast of local labor regulations and industry best practices;</li><li>Revise and update the Local Staff Management Regulations;&nbsp;</li><li>Provide input on compensation of staff and make recommendations;&nbsp;</li></ul><p><strong>Recruitment:</strong></p><ul><li>Ensure the availability of competent and motivated individuals to fill positions;&nbsp;</li><li>Develop recruitment plans;&nbsp;</li><li>Ensure to respect applicable recruitment regulations and handle relations with local authorities;</li><li>Lead the recruitment efforts for applicable positions and works in collaboration with concerned supervisors to recruit staff members;&nbsp;</li><li>Ensure that the recruitment and selection process is in line with best practices and organizational policies;&nbsp;</li><li>Prepare and propose recruitment tools to evaluate candidates during recruitment tests and interviews;</li><li>Check references of recommended candidates;</li><li>Assist in preparing induction programs for newly recruited staff.&nbsp;</li></ul><p>&nbsp;</p><p><strong>Human Resources Management:&nbsp;</strong></p><ul><li>Maintain and keep up-to-date staff leave tracker and prepare associated periodic reports;</li><li>Ensure personnel files are complete with all staff-related documentation and employment records as required per COOPI, donor, and local law;</li><li>Ensure job descriptions are up-to-date;</li><li>Draft and manage employment contracts;&nbsp;</li><li>Ensure that responsibilities and performance expectations are clearly communicated;</li><li>Ensure effective and efficient processing and authorization of national staff timesheets and leave;</li><li>Ensure HR databases and lists are maintained up-to-date and contain all relevant information;</li><li>Ensure proper internal control for all human resources issues.&nbsp;</li><li>Mediate with supervisor, management, and employees and help to resolve conflicts;</li><li>Manage national staff separation process including exit interviews, separation letters and benefits, and clearance, ensuring COOPI policies and procedures and local labor laws are followed;</li><li>Train supervisors on relevant labor laws and employee relations best practices.</li><li>Supervise the PSEAH policies implementation. &nbsp;</li></ul><p>&nbsp;</p><p><strong>Payroll:&nbsp;</strong></p><ul><li>Prepare the monthly payroll and ensure that all employees are timely paid;&nbsp;</li><li>Report and submit payroll deductions to applicable local authorities;&nbsp;</li><li>Check and approve overtime claims.</li></ul><p><strong>Performance Management</strong>:</p><ul><li>Support management and supervisors to deal firmly and promptly with performance issues;</li><li>Steer the annual appraisal of performance process;&nbsp;</li><li>Assist in drafting performance improvement plans;&nbsp;</li><li>Train and assist supervisors on disciplinary action process (according to labor law);.</li></ul><p><strong>Other</strong>:</p><ul><li>Address HR audit issues and lead the closing of any HR Audit findings;</li><li>Help to implement training programs;&nbsp;</li><li>Ensure legal compliance for all HR related issues;&nbsp;</li><li>Act as a resource person to clarify any HR issues.</li></ul><p><strong>General Duties:&nbsp;</strong></p><ul><li>Is aware of COOPI’s objectives and activities in Sudan.</li><li>Respects security rules at all time.</li><li>Pledges to respect and act in accordance with COOPI’s Code of Ethics, PSEA Policy, and other applicable organizational policies.</li><li>Replace other employees in their absence when necessary.</li><li>The staff member may be asked to perform duties and tasks not covered in this job description as well as to provide support to other functional units when requested and necessary.</li></ul><h4>Minimum Qualification, Skills and Experience Required</h4><ul><li>Bachelor’s Degree in Human Resources Management, Business Administration, Public Administration, Management or any other relevant field;&nbsp;</li><li>Master Degree is an advantage.</li><li>Minimum of 5-7 years of progressive HR experience.&nbsp;</li><li>Minimum of 3 years in coordination or managerial role with international NGOs in Sudan, preferably more;</li><li>Experience in Payroll management.</li><li>Good working proficiency in the use of Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook;&nbsp;</li><li>Good written and spoken English, very good Arabic proficiency;</li><li>&nbsp;Good organizational, communication and interpersonal skills</li></ul>